Kao što smo tijekom prethodne godine najavljivali, u Minimaxu je instalirana nova funkcionalnost - arhiviranje podataka poslovnih godina.
Arhiva podataka poslovne godine predstavlja skup dokumenata koji su formirani ili dodani u Minimax te izvještaja koje je program pripremio zaključivanjem poslovnih godina na temelju unesenih podataka.
Arhiviranje podataka odnosi se na sve module i sve privitke i dokumente (čak i one koji se formiraju tek klikom na ispis ili izvoz) i omogućava pripremu i preuzimanje podataka za svaku poslovnu godinu odvojeno.
Za organizacije koje su starije od 5 poslovnih godina (2016. i starije), sustav je tijekom prošlog mjeseca u pozadini pripremao arhive i za te organizacije arhive su spremne i bit će vam prikazane kao formirane na pregledu arhiviranih organizacija nakon potvrde početnih postavki.
Arhiviranje funkcionira na način da se podaci u Minimaxu pohranjuju 5 poslovnih godina, nakon čega se automatski arhiviraju. Za organizacije s poslovnim godinama 2017. arhive će se pripremiti tijekom 2022. (jer je to trenutno tekuća kalendarska godina), a ubuduće će se automatsko arhiviranje pripremati promjenom kalendarske godine.
Osim automatskog arhiviranja, korisnik može sam, ručno pokrenuti pripremu arhive za zaključene poslovne godine koje su mlađe od 5 godina (npr. 2019.). Na taj je način moguće pripremiti arhivu i za upravo zaključenu poslovnu godinu sa svim dokumentima i ispisima iz te godine.
Za arhivirane podatke pretplatnik može odabrati prijenos podataka pri čemu sam brine za sigurnu pohranu ili, što iz sigurnosnih razloga preporučamo, odabrati pohranu u Minimax arhivi i omogućiti pristup do arhive drugim korisnicima ako je to potrebno.
Pohrana podataka u Minimaxu obračunava se ovisno o broju organizacija koje imaju arhivirane podatke. U obračun ulaze samo arhive poslovnih godina koje su 6 godina starije od tekuće poslovne godine. To konkretno znači da, ako primjerice ručno arhivirate 2019. godinu i odlučite podatke pohraniti u Minimax arhivi, naplata te arhive kreće tek 2025. Detaljnije informacije o obračunu arhiviranja s primjerima možete pronaći u Minimax cjeniku.
Formirane arhive ostaju u programu Minimax dok ih korisnik sam ne obriše na pojedinoj organizaciji za svaku poslovnu godinu zasebno. Brisanje podataka ne preporučujemo jer jednom obrisanu arhivu neće biti moguće vratiti. Zbog sigurnosnih razloga i prilagodbe na novu funkcionalnost kroz prvih pola godine u 2022. u pozadini će ostati prometni podaci pa ako u tom razdoblju nehotice obrišete poslovnu godinu ili arhivu, bit će moguće pokrenuti ponovnu pripremu arhive.
Kroz godinu cilj nam je obrisati prometne podatke u pozadini (npr. postavke koje su vrijedile za obračune plaća u 2015.) kako bi sustav bio maksimalno optimiziran za korištenje u tekućim poslovnim godinama. To konkretno znači da podatke za poslovne godine koje su 5 godina starije od tekuće i koje je sustav automatski arhivirao, neće biti moguće pregledavati u knjiženjima glavne knjige i na naprednim pretragama u modulima, već će ti podaci biti dostupni samo u arhivi. Naravno, bit ćete pravovremeno obaviješteni kad će brisanje tih pozadinskih prometnih podataka biti izvedeno. Iako zvuči neobično, ne brinite, brisanje tih podataka u pozadini neće utjecati na rad u programu, a sistemski smo provjerili i koliko se često ti podaci pretražuju i dobili izuzetno mali postotak takvih pretraga.
Funkcionalnost arhiviranja značajno će uštedjeti vrijeme za pripremu i izvoz podataka i dokumenata, a time i olakšati razmjenu podataka između poduzetnika i računovodstva.
Nakon zaključivanja poslovne godine, npr. 2021. kroz koji mjesec, možete ručno formirati arhivu cijele poslovne godine sa svim podacima i dokumentima i prenijeti ju na računalo / usb te proslijediti poduzetniku.
Detaljnije o postavkama arhiviranja i načinu rada ove funkcionalnosti pročitajte OVDJE.
